Automatisierung heilt kein Chaos: Warum Zeitverlust in KMU ein Führungsproblem ist

Warum ihr nicht an Arbeit, sondern an Nacharbeit erstickt

In vielen KMU entsteht Zeitverlust nicht, weil zu viel zu tun ist – sondern weil dieselbe Arbeit mehrfach gemacht wird: nachkorrigieren, nachfragen, neu abstimmen. Das wirkt wie Fleiß, ist aber bezahlte Reibung.

Wenn für eine einfache Auskunft drei Menschen beteiligt sind, fünf Abstimmungen nötig werden und am Ende zwei Korrekturschleifen laufen, ist das kein „Prozessproblem". Es ist ein Klarheitsproblem: Wer entscheidet, was gilt – und ab wann ist es verbindlich?

„Wir stimmen uns kurz ab" ist oft Entscheidungsvermeidung

Unklare Zuständigkeiten sind selten ein Mitarbeiterproblem. Sie entstehen dort, wo Standards und Entscheidungslinien vertagt werden, weil Klarheit unbequem ist: Sie erzeugt Verbindlichkeit, macht Qualität messbar und trennt „Fertig" von „fast fertig".

Ohne Standard wird jede Übergabe zur Individualleistung. Und ohne eindeutige Verantwortung wird jede Frage zur Rundmail.

Die unbequeme Wahrheit: Automatisierung macht Chaos nur schneller (und teurer)

Die Annahme „Wenn wir mehr automatisieren, wird es schneller" stimmt nur, wenn klar ist, was richtig ist, wer es festlegt und wann etwas als erledigt gilt. Sonst automatisiert ihr Rückfragen, Korrekturen und Unklarheit – nur eben in Software gegossen.

Woran ihr Chaos-Toleranz erkennt (und was ihr sofort ändern könnt)

  • Es gibt keinen klaren Owner pro Thema, nur „wir" oder „ihr da drüben".
  • Standards existieren als Bauchgefühl („eigentlich machen wir das so").
  • „Definition of Done" fehlt: Abgabe bedeutet „beginnt die Schleife".
  • Abstimmung ersetzt Entscheidung: viele Stimmen, kein letzter Schnitt.
  • Tempo hängt an Einzelpersonen, nicht an einem System.

CTA: Verantwortungs­klarheit statt Dauer-Abstimmung

Wenn ihr Wochen pro Jahr zurückholen wollt, startet nicht mit Tools – startet mit Verantwortungs­klarheit.

Legt pro Thema einen Owner fest, definiert Standards schriftlich und macht eine klare „Definition of Done" verbindlich. Erst dann lohnt sich Automatisierung wirklich.

Keyword: Verantwortungsklarheit

Quelle: https://www.it-boltwise.de/nrw-testet-europaeische-ki-fuer-verwaltungsrevolution.html

JUNITO e.U. - Thomas Schwabl

www.junito.at

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